Bedrijfsvoering

Vanaf het boekjaar 2023 legt het college een verklaring af over de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen. In deze verklaring geeft het college aan of de gemeente Borger-Odoorn heeft gehandeld in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. Voor het afleggen van deze verklaring moet worden getoetst aan negen verantwoordingscriteria. Zes daarvan hebben betrekking op getrouwheid en worden gecontroleerd door de accountant. De overige drie vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording en betreffen:

• het begrotingscriterium ;
• het voorwaardencriterium ;
• het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik .

Toetsing aan deze criteria betekent achtereenvolgens dat:

• wordt beoordeeld of is gehandeld binnen de vastgestelde begroting;
• gelden zijn besteed of ontvangen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving;
• afdoende maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen

Verantwoordingsgrens
Tijdens de raadsvergadering van 23 december 2021 zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. De verantwoordingsgrens is bepaald op 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Daarnaast is een rapporteringsgrens vastgesteld van € 100.000. Dit betekent dat de raad wordt geïnformeerd over fouten en onduidelijkheden die deze grens overschrijden.

*) De grondslag is op basis van de jaarrekening 2024.      

Voorwaardencriterium
Met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn twee posten als onrechtmatig gekwalificeerd. Dit betreft:

Voor de automatiseringsdiensten is een vooraankondiging gepubliceerd. Op basis daarvan is de opdracht op 7 mei 2024 gegund. Dit betekent dat alle betalingen gedaan in de periode van 1 januari 2024 tot en met 7 mei 2024 als onrechtmatig worden aangemerkt. Het totaalbedrag aan onrechtmatige betalingen in deze periode bedraagt € 486.683.
Door het publiceren van de vooraankondiging en het uitblijven van reacties, is de onrechtmatigheid voor de komende twee jaren opgeheven. Deze periode is ingegaan medio 2024. Indien er wél reacties op de vooraankondiging waren geweest, zou een Europese aanbestedingsprocedure nodig zijn geweest.

Bij de niet-Europees aanbestede opdracht op het gebied van schulddienstverlening is het drempelbedrag van € 750.000 voor sociale en andere specifieke diensten overschreden. De partij die verantwoordelijk is voor de uitvoering van schuldhulpverlening aan inwoners van de gemeente Borger-Odoorn was in het verleden een verbonden partij. Hierdoor was zij vrijgesteld van de Europese aanbestedingsplicht.
Aangezien deze verbondenheid inmiddels niet meer van toepassing is, wordt de partij nu aangemerkt als marktpartij en geldt de vrijstelling niet langer. Om deze onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen, zal een vooraankondiging van de opdracht worden gepubliceerd. Als hierop geen reacties volgen, wordt de onrechtmatigheid in het komende jaar opgeheven.

In 2024 is reeds gestart met een spend-analyse om opdrachten die Europees aanbesteed hadden moeten worden, tijdig te signaleren. Daarnaast zal een vooraankondiging van Europese aanbestedingen worden gepubliceerd, om op deze wijze onrechtmatigheden in 2025 te voorkomen.

Begrotingscriterium
Begrotingscriterium
Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Gezien de gemeente geen beleid heeft opgesteld wat het begrip tijdigheid definieert zijn alle afwijkingen ten opzichte van de begroting als onrechtmatig aangemerkt. In de inleiding op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening zijn een aantal scenario’s beschreven op basis waarvan deze afwijkingen als acceptabel kunnen worden aangemerkt
Vóór het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording had de accountant de mogelijkheid om niet alle onrechtmatigheden mee te nemen in zijn oordeel. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is deze mogelijkheid vervallen. Ook afwijkingen die wel passen binnen het door de raad vastgestelde beleid, maar die formeel niet zijn vastgelegd in een begrotingswijziging dienen mee te worden genomen in het rechtmatigheidsoordeel.

Er is sprake van een bruto begrotingsonrechtmatigheid van € 13,1 miljoen ten opzichte van Berap II-2024 en rekening houdende met de bepalingen in de nota reserves en voorzieningen. Een deel van deze afwijkingen, ter hoogte van 2,6 miljoen passen binnen het beleid en de kaders die in de financiële verordening zijn opgenomen. Er zijn aanvaardbare verklaringen aanwezig. Het gaat onder meer om, open-einderegelingen of overschrijdingen waarvoor direct gerelateerde baten aanwezig zijn. Ze blijven onrechtmatig maar worden wel als acceptabel aangemerkt.
Voor het resterende bedrag van € 10,5 miljoen zijn acceptabele verklaringen en passen binnen het bestaand beleid.

Het voornemen is om in 2025 de financiële verordening aan te passen, waarin onder andere het begrip tijdigheid wordt gedefinieerd, waardoor naar verwachting de onrechtmatigheid van de onderschrijdingen van de lasten en de onder en overschrijdingen van de baten grotendeels kan worden weggenomen. Daarnaast zal duidelijker worden gedefinieerd op welke gronden onrechtmatigheden mogelijk alsnog als acceptabel mogen aangemerkt. Tevens zal de rol en het eigenaarschap van budgethouders worden versterkt. Dit moet ertoe leiden dat tijdens de laatste ronde van begrotingswijzigingen realistischer ramingen worden opgenomen, die beter aansluiten op de werkelijk gerealiseerde lasten en baten.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Met betrekking tot het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn er geen fouten of onduidelijkheden geconstateerd.